Egy megbeszélésre sokféleképpen készülhetünk: átismételhetjük a megbeszélésre vagy prezentálásra szánt információt, ellenőrizhetjük a kinyomtatott anyagokat és ezek mellett akár egy ajándékot is beszerezhetünk tárgyalófelünk részére. Persze nem árt tudnunk, hogy az adott országban, ahova az ajándékot szánjuk, értékelik-e az ajándékot és kedves gesztusnak tartják vagy éppen megvesztegetési kísérletként értékelik. Többek közt ezért is fontos, hogy tisztában legyünk az egyes országok ajándékozási kultúrájával.
Egyes multinacionális cégeknek vagy kormányhivataloknak nagyon szigorú szabályzata van arra vonatkozóan, hogy alkalmazottaik milyen ajándékot fogadhatnak el. Ha egyáltalán elfogadhatnak bármit is partnereiktől. Épp ezért nagyon fontos tájékozódnunk partnercégünk szabályzatáról, mielőtt ajándékozásra szánnánk el magunkat.
Az olyan országokban, ahol magas a korrupció, például Malajzia vagy Paraguay a legkisebb ajándékot is rosszallják, mivel könnyen felfogható megvesztegetési kísérletként. Malajziában semmiképpen se ajándékozz meg egy potenciális üzleti partnert, csak olyat, akivel már együtt dolgozol egy ideje. Szingapúrban a közalkalmazottak egyáltalán nem fogadhatnak el ajándékot, de az Egyesült Államokban is csak olyat, aminek az értéke nem haladja meg a 25 dollárt.
Ezzel ellentétben egyes országokban, Japán, Indonézia vagy a Fülöp-szigetek, a céges ajándékozás szorosan a tradíció része. A tradíció része az ajándék prezentálása is, így ha ezekben az országokban ajándékozunk, ezt érdemes előre megterveznünk.
Ázsiában és a Közel-Keleten jobb kézzel adjuk át és vegyük el az ajándékot, Japánban és Hong-Kongban használjuk mindkét kezünket.
Szingapúrban háromszor illik visszautasítani az ajándékot mielőtt elfogadják azt, Chilében pedig azonnal kibontják és megnézik, hogy mit kaptak.
Ne feledkezzünk meg az adott ország vallási szokásairól sem. Zsidó vagy Mohamedán vallású területeken soha nem ajándékozzunk semmit ami disznóbőrből készülhetett, Indiában pedig olyan tárgyat, ami tehénbőrt vagy szarut tartalmazhat. Mohamedán területeken az alkoholtartalmú ajándékok is kerülendők.
Általánosságban az a fontos, hogy mindig minőségi terméket válasszunk. Ha logózott ajándékot adsz, fontos, hogy a logo diszkrét legyen. Görögországban, Spanyolországban és Portugáliában kerüld a logózott repi ajándékokat.
Céges ajándékozás nemzetközi partnerek részére – részletes útmutató
Ha egy országot nem találsz meg egy kategóriában sem, az azt jelenti, hogy nem várják el az ajándékot, de ha megleped partnered akkor biztosan elfogadja és nem sérted meg vele. Ha pedig ajándékot kapsz nem várják el feltétlenül, hogy viszonozd is azt.
Országok, ahol elvárják az üzleti ajándékot:
Európa – Csehország, Lengyelország, Oroszország, Ukrajna
Dél-Amerika – Bolívia, Kolumbia, Costa Rica
Ázsia – Kína, Indonézia, Japán, Korea, Taiwan, Malajzia, Fülöp-szigetek, Thaiföld
Országok, ahol az első üzleti látogatás alkalmával nem várják el az ajándékot, de folyamatos kapcsolat esetén igen:
Európa – Portugália, Spanyolország, Finnország, Norvégia
Ázsia – Malájzia, Szingapúr
Országok, ahol nem várják el az ajándékot és ritkán ajándékoznak:
Afrika, Ausztrália
Európa – Anglia, Franciaország, Olaszország, Dánia
Dél – Amerika: Uruguay
Közel-Kelet: Pakisztán, Szaud-Arábia
Észak-Amerika: Egyesült Államok
A következő részben részletesen kitérünk pár olyan országra és kultúrkörre, ahol komoly hagyománya és szimbolikája van az ajándékozásnak. Így biztosan jó döntést hozol majd, ha céges ajándékozásra kerül a sor.
Japán és Kína az a két ország, melynek a legtöbb és legbonyolultabb ajándékozási rituáléja van. A Közel-Keleten és az latin országokban szintén nagy hagyománya van a vendégszeretetnek és az idegenek megfelelő módon való fogadásának, így ezeken a területeken bármely országban az ajándékozást egy természetes kapcsolatépítő eszköznek és nem megvesztegetési kísérletnek tekintik.
Ausztráliában, Kanadában, Új-Zealandon, az Egyesült Királyságban, az Egyesült Államokban és Európában az ajándékot mindig pozitívan értékelik és egy általánosan elfogadott módja nagyrabecsülésünk és tiszteletünk kifejezésének. Ezekben az országokban nincs szigorú protokollja az ajándékozásnak. Természetesen olyan szimbólumokat, színeket vagy virágokat ne válasszunk, melyek a romantikus érzelmekkel vagy a halállal összeköthetők, de egyébként viszonylag nagy mozgásterünk vagy az ajándékozás tekintetében.
A következőkben vegyük sorra azokat az országokat, amelyek esetében a legfontosabb, hogy tisztában legyünk a hagyományokkal, szokásokkal és szimbólumrendszerrel, mielőtt belevágnánk az üzleti ajándék megvásárlásába.
Céges ajándékozás Kínában
Ne lepődjünk meg azon, hogy Kínában és azokban az országokban, ahol jelentős a kínai ráhatás teljesen fordított módon fogadják ajándékunkat. Azért, hogy véletlenül se tűnjön kapzsinak, kínai üzletfelünk háromszor elutasítja ajándékunkat, mielőtt elfogadná azt. Mindenegyes alkalommal amikor elutasítanak minket folytassuk az ajándék szívélyes felajánlását. Mikor végül átveszik, ne felejtsük el kihangsúlyozni, hogy milyen boldogok vagyunk és milyen megtisztelő számunkra, hogy elfogadták azt.
Az ajándékot két kézzel nyújtsuk át és mindig gondoskodjunk arról, hogy be legyen csomagolva. Ne lepődjünk meg azon, hogy az ajándékot sohasem nyitják ki előttünk, hanem félreteszik és csak távozásunk után nézik meg mit is rejt az ajándékos doboz. Ennek a tradíciónak az az oka, hogy az ajándékozót véletlenül se bántsák meg egy félresikerült arckifejezésből, mely véletlenül elárulja, ha az ajándék mégsem tetszik.
Ha az ajándékot te kapod kínai üzletféltől, akkor kövesd ugyanezt a procedúrát. Utasítsd el az ajándékot háromszor, majd két kézzel vedd át és tedd félre anélkül, hogy kibontanád azt.
Kínában a szigorúbb céges szabályzatok az üzleti ajándék minden formáját megvesztegetési kísérletként értékeli. A legtöbb cégnél már enyhülőben van ez a szabály, de mégis előfordulhat, hogy erre hivatkozva nem veszik át ajándékunkat. Ha ilyen szituációba kerülnénk, ne erőltessük tovább az ajándékot és biztosítsuk arról tárgyalópartnerünket, hogy megérjük az okait és nem neheztelünk rá. Ha majd szorosabb lesz a két cég kapcsolata tehetünk egy újabb kísérletet és jó eséllyel akkor már elfogadják a nekik szánt ajándékot.
Jó megoldás lehet arra az esetre, ha nem akarnák elfogadni ajándékunkat, ha azt mondjuk, hogy ezt nem személyesen mi adjuk, hanem a cégünk nevében. Fontos, hogy az ajándékot mindig a pozícióban legmagasabb jelenlévő tárgyalófélnek adjuk át, hiszen ő az aki eldöntheti vállalata nevében elfogadja-e azt. Ez a vállalattól vállalatnak gesztus elejét veszi annak, hogy ajándékunkat személyes megvesztegetési kísérletként értelmezzék.
Ha több személyt is megajándékozunk tárgyalópartnereink közül, akkor fontos, hogy soha ne adjuk ugyanazt az ajándékot különböző pozícióban lévő embereknek. Minél magasabb pozícióban van valaki, annál értékesebb legyen az ajándék.
Ha csak egy személyt szeretnénk megajándékozni, azt sohasem akkor tegyük, amikor mások is jelen vannak. Egyeztessünk vele egy külön alkalmat és adjuk át a neki szánt figyelmességet külön. Fontos, hogy kihangsúlyozzuk, a személyes kapcsolat miatt és nem üzleti okokból gondoltunk rá.
Az ajándék értéke legyen arányban azzal, hogy mennyi és milyen értékű üzletet bonyolítunk az adott partnerrel. Ez érvényes mind a személyes-, mind a vállalati ajándékokra. Van olyan üzleti alkalom, amikor egy extravagáns ajándék dukál, de a legtöbb esetben csak kellemetlenséget okoz egy túlzó ajándék.
Kínában a szimbólumoknak kiemelt fontossága van: nagyon sok színnek és számnak van különleges jelentősége. Például, ha újévkor pénzt ajándékozunk, akkor azt piros borítékban tegyük. Páros összeg legyen, páros számú új bankjegyekből.
A piros a szerencse jelképe, a nyolcas a legszerencsésebb szám, a rózsaszín és a sárga a boldogságot szimbolizálja. A fekete, fehér, kék, a négyes szám, vagy négy bármiből a temetésre vagy a halálra asszociál. Az órák, zsebkendők és szalma szandálok szintén hasonló jelentéssel bírnak.
Egy másik érdekes példa a színek fontosságára: ha egy férfi zöld kalapot visel az azt jelenti, hogy a felesége hűtlen volt hozzá.
Éles tárgyak, úgy mint egy olló vagy egy kés egy barátság vagy kapcsolat sérülését jelképezik. Ide tartoznak az üzleti kapcsolatok is.
Fontos, hogy ne válasszunk olyan tárgyat ajándékba, melynek negatív asszociációja van. Például egy míves toll remek ajándék lehet, kivéve, ha piros tinta van benne.
Céges ajándékozás Japánban
Japánban az ajándékozás szinte már egy művészeti forma, mely kifejezi barátságunkat, tiszteletünket és megbecsülésünket. Nagyon fontos az átadás ceremóniája: az ajándék mindig ajándékdobozban van, vagy gyönyörűen becsomagolják és díszítik. Mivel igaziból a szimbolika az ami valójában fontos, gyakran maga az ajándék nagyon is szerény.
Általában már az első találkozásnál elvárják az ajándékot és később is az üzleti találkozók része lesz az ajándékozás. Légy felkészült és érkezz már az első megbeszélésre is egy gyönyörűen becsomagolt, nem túl drága, de minőségi ajándékkal. Ilyen gesztus képes megalapozni egy hosszantartó kapcsolatot.
Szokás olyan ajándékkal viszonozni a figyelmességet, mely a kapott ajándék értékének a fele. Ezért fontos, hogy ne adjunk túlontúl drága ajándékot, mert akár még a fele is zavarba ejtő lehet partnerünk számára. Viszont, ha cégünknél magas pozícióban vagyunk, ne lepődjünk meg azon sem, ha egy kifejezetten bőkezű ajándékot kapunk üzleti partnerünktől. Japán kollégánk beosztásunkat is figyelembe veszi, mikor ajándékot választ számunkra. Hiába, Japánban az ajándékozás tényleg szinte már egy művészeti forma!
Amennyiben nem akarjuk Japán vendéglátónkat zavarba hozni, sohase kapjuk elő ajándékunkat meglepetésszerűen a megbeszélés végén. Jelezzük a megbeszélés elején vagy közben, hogy a megbeszélés végén szeretnénk átadni egy apró figyelmességet. Így hagyunk számára időt, hogy intézkedjen, ha esetleg mást is be kell hívnia az ajándék átvételéhez.
Az ajándékot két kézzel adjuk át, és hajoljunk meg. Mondjuk el, hogy az ajándék jelentéktelen ahhoz képest, hogy milyen fontos számunkra a köztünk lévő üzleti kapcsolat. Nevezzük az ajándékot akkor is apróságnak, ha valójában nagyon is értékes.
A Japánok – a kínaiakhoz hasonlóan – először mindig visszautasítják ajándékunkat és csak többszöri felajánlás után fogadják azt el és ők sem fogják a jelenlétünkben kibontani azt. Ha ajándékot kapunk járjunk el mi is hasonlóan.
A szokásos ajándékozási alkalmak mellett, két időszak van Japánban, amikor szokás ajándékot vinni tárgyalópartnerünknek. Az egyik a nyár közepe (O-Chungen) a másik pedig az év vége (O-Seibo).
A finomságok vagy italok mindig jó ajándékötletek lehetnek, különösen, ha valamilyen szerényebb ajándékot keresünk. Figyeljünk rá, hogy lehetőleg a hazánkban gyártott termékeket ajándékozzunk, és ha logózott céges ajándékot választunk, akkor az semmiképpen se látsszon olcsónak.
Japánban szintén nagyon fontosak a szimbólumok: a páros dolgok szerencsét hoznak, de a négy- vagy kilenc bármiből szerencsétlenséget jelent. A négyes szám és a piros egyaránt a halált jelképezik, így sohase ajándékozzunk tollat piros tintával vagy írjunk meg egy üdvözlőlapot piros tollal. A könyvek, valamint az éles tárgyak (ollók, levélnyitók, kések) szintén nem minősülnek jó választásnak.
A japán ajándékozási kultúrában valóban sok a szimbólum és a kerülendő tárgy. Ugyanakkor, ha nem nehezítő körülményként, hanem egy lehetőségként tekintünk rájuk, hogy elmélyítsük kapcsolatunkat üzleti partnerünkkel nagyon hasznos és érdekes dolgot tanulhatunk erről az országról és színes hagyományairól.
Olvasd el cikkünk második részét is, melyben további kultúrákat mutatunk be és konkrét ajándékötletekkel is ellátunk!
A cyborlink.com cikke alapján
